Để hoạch định ngân sách không “giết chết” chiến lược

[Marketing3k.vn] Một người bạn của tôi đã than phiền rất đúng rằng cụm từ “chiến lược” đang bị lạm dụng ở mức báo động. “Mọi thứ phải là chiến lược thì mới được chú ý. Thậm chí bây giờ đi vệ sinh cũng phải có chiến lược.” Thế nhưng chẳng mấy ai thực sự tư duy một cách chiến lược.

Cụm từ này càng được sử dụng nhiều thì ý nghĩa của nó càng giảm. Thậm chí có những lúc "chiến lược" bị đánh đồng với quá trình lập ngân sách kéo dài dưới sự quản lý kém hiệu quả.

Xây dựng chiến lược, theo đúng nghĩa của nó, phải là một hoạt động đặc biệt tích cực: xây dựng chiến lược là xây dựng tương lai cho tổ chức và gắn kết mọi thành viên trong tổ chức vào hoạt động đó. Tuy nhiên quy trình lập ngân sách gắt gao, quan liêu, rườm rà là những trở ngại lớn.
Hoạch định ngân sách không tạo ra sự gắn kết, không tạo ra sức mạnh, không thúc đẩy mọi người. Và không có gì ngạc nhiên khi các công ty sẽ khó có thể sáng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới.

Vậy làm thế nào để hoạch định ngân sách không "giết chết" chiến lược?

Hãy coi chiến lược là một câu chuyện. Chiến lược không phải là hợp lý hóa hay cải tiến các hoạt động, cơ cấu tổ chức hiện tại. Chiến lược cũng không liên quan tới ngân sách, kế hoạch hàng năm hay đi sâu giải quyết một vấn đề cụ thể. Hãy coi chiến lược là một câu chuyện hấp dẫn để khám phá những khả năng tiềm ẩn của công ty; là hình dung về một mục tiêu lớn rõ nét và những con đường để đạt được mục tiêu đó.

Tách bạch chiến lược và ngân sách. Nhà quản lý có hai nhiệm vụ: điều hành hoạt động của tổ chức trong hiện tại và suy tính để tổ chức tồn tại và phát triển trong tương lai. Đây là hai nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau. Hệ thống ngân sách và lập kế hoạch kinh doanh sẽ giúp tổ chức quản lý hoạt động hiện tại cũng như dự kiến hoạt động trong trong tương lai gần. Chiến lược sẽ giải quyết vấn đề tương lai xa hơn, ít rõ ràng hơn và dự đoán về vị trí mong muốn của tổ chức trong tương lai. Khi kết hợp với nhau, hoạch định ngân sách rõ ràng, định lượng cao thường được chú ý nhiều hơn so với hoạch định chiến lược, định lượng thấp (nhưng cũng quan trọng không kém).

Tôi cho rằng chúng ta nên thiết lập hai hệ thống hoạch định riêng biệt - một dành cho chiến lược và một dành cho ngân sách. Hệ thống hoạch định chiến lược sẽ tập trung vào xây dựng "luận cứ" của công ty - lý do tồn tại, cam kết giá trị, mục đích, tham vọng tương lai. Hệ thống này có tầm nhìn dài hạn hơn và ngân sách sử dụng phải được lấy từ một quỹ đầu tư dành riêng cho nó. Hệ thống hoạch định ngân sách, trái lại, phải được xây dựng xung quanh các chỉ số hoạt động quan trọng với tầm nhìn ngắn hạn hơn.

Dành thời gian và không gian cho chiến lược. Thông thường những người được giao nhiệm vụ chèo lái con thuyền tổ chức tới tương lai thường quá sa đà vào các hoạt động hàng ngày và không còn thời gian để suy nghĩ xem họ muốn đi đến đâu. Tôi khuyên bạn hãy dành 1-2 ngày mỗi quý để tập hợp những bộ óc tinh nhuệ nhất công ty và thảo luận chiến lược dành cho công ty. Nội dung thảo luận nên tập trung vào ba vấn đề chính sau đây:

• Chúng ta đã đạt được những gì?
• Chúng ta mơ ước trở thành gì?
• Làm thế nào để đạt được ước mơ đó?

Bằng cách tổ chức thảo luận và tách hoạt động khỏi chiến lược, bạn sẽ thấy công ty đang tự tìm ra một tương lai tuyệt vời. Điều đó cũng có nghĩa là bạn đang tư duy một cách chiến lược.

Tony Golsby-Smith là người sáng lập và CEO của 2nd Round, một công ty tư vấn và đạo tạo có trụ sở tại Sydney, Australia. Bài viết trên của ông đưa ra một luận điểm dẫn đến nhiều tranh luận trái chiều: Tách bạch hoạch định ngân sách và hoạch định chiến lược. Dù đa phần đều đồng ý rằng đây là 2 việc khác nhau, có mục đích và ưu tiên khác nhau, nhưng tách bạch chúng hoàn toàn liệu có phải là một lựa chọn thông minh không? Nếu có thì những CFO (Giám đốc tài chính) không thể tham gia vào việc hoạch định chiến lược, vì một trong những nhiệm vụ rất quan trọng của CFO là lập ngân sách và hoạch định dòng tiền trong tương lai gần. Điều này có vẻ không thật hợp lý. Nếu không tách bạch hoàn toàn thì có thể kết hợp 2 việc hoạch định này ở mức độ nào?

Theo Vef - Hoài Thu dịch