Kỹ năng hội họp: Vài trò - Chức năng và những kỹ năng chính

[Marketing4u.vn] Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình.

Vai trò và chức năng của hội họp

Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”

Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian.

Các chức năng của một cuộc họp:

• Thảo luận - Tranh luận - Tranh đấu về những vấn đề/chủ đề thiết yếu
• Hình thức của làm việc nhóm
• Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống giao lưu
• Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân
• Ra các quyết định quyết đoán và cam kết tập thể
• Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm

Các dạng hội họp:

• Hội nghị
• Hội đồng - Ủy ban
• Điều đình, thỏa thuận
• Động viên (Các buổi giao lưu, buổi nói chuyện,...)
• Ra quyết định (Chiến lược, kế hoạch, chiến dịch, chính sách,...)
• Thường xuyên - Hàng ngày (thảo luận nhóm tác nghiệp)
• Hàng tuần hoặc hàng tháng (Giao ban định kỳ - Tổng kết hàng tháng)
• Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc biệt.

Chuẩn bị cho một cuộc họp 

• “Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ….”
• “Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác định có hay chăng cuộc họp là thành công hoặc thất bại…”
• Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp.
• Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hơn không, hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
• Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo luận này.
• Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.

Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể:

Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch một cách sáng suốt!

Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.

• Lên danh sách những người tham dự và khách mời.
• Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp.
• Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp.
• Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.

Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp)

• Những ai đã có mặt.
• Những vấn đề nào cần được thảo luận.
• Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.

Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):

• Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra
• Lên danh sách các tập thể và các thành viên bên ngoài.
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
• Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.

Định nghĩa mục tiêu

• Cung cấp thông tin – Dể hiểu
• Có cấu trúc- nguyên thủy
• Các trách nhiệm thi hành
• Bộ khung pháp lý

Con người

• Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.
• Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với các thành viên chủ chốt trước cuộc họp.

Văn kiện/Tài liệu:

• Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy chuẩn bị nó thật cẩn thận.
• Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, hoặc cái nào cho quyết định để mà sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại

Chủ tọa

• Bạn là “sếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào điều đó khi điều hành một cuộc họp
• Lắng nghe, và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần thiết.

Vai trò của bạn là hỗ trợ nhóm để đi đến một kết luận tốt nhất có thể hoặc quyết định trong một cách có hiệu quả nhất và dẫn đến một quyết định chấp nhận được hoặc một quyết định mà được hiểu và được chấp nhận bởi đa số.

Điều hành cuộc họp

Bắt đầu cuộc họp

• Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp.
• Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn.

Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):

• Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
• Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
• Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
• Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
• Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
• Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người.

Dẫn dắt cuộc họp

• Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó.
• Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
• Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới.
• Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).

Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:

1. Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
2. Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
3. Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt.
4. Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.
5. Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
6. Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.

• Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.
• Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.
• Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.
• Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng

Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp

• Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
• Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi.
• Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người.
• Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
• Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển.
• Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định.
• Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
• Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.

Chủ tọa

• Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.
• Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói

Điều hành cuộc họp

• Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp
• Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
• Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
• Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận
• Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
• Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
• Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.

Giải quyết với các lời phê bình (LOAFS)

• Lắng nghe nó (Listen to)
• Quan sát (Observe)
• Chấp nhận (Accept)
• Chịu đựng nó (Feel)
• Ngậm miệng (Shut-Up)

Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng

Thời gian trình bày

• Mục tiêu của bạn là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát biểu.
• “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành viên là quá nhút nhát hoặc thù địch.
• Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là bình đẳng.
• Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân
• Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau. Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng những mầm mống cho thành công của tương lai.
• Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ”
• Kết thúc với một lời phát biểu tích cực.

Kết thúc cuộc họp

• Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo.
• Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”.
• Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được.
• Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp.

Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp:

• Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp
• Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt).
• Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân công.
• Thời điểm kết thúc họp
• Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.

Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng một ít thời gian của bạn để đảm bảo rằng chúng đã được soạn thảo thích hợp.

Những hành động tiếp theo

• Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo?
• Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc.
• Trên cơ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của chính mình, bạn hãy soạn ra một văn bản miêu tả đầy đủ và rõ ràng về cuộc họp và đừng quên đưa vào những lời bình luận, câu hỏi, phê phán, và phân tích theo chiều sâu để nâng cao chất lượng của văn bản.
• Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp, cũng như tới những nhân vật quan trọng khác trong tổ chức.
• Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.

3 kỹ năng cơ bản điều hành cuộc họp thành công

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn.

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian.

Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công. 

Chuẩn bị những thứ cần thiết

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.

Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin.

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp:

• Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.
• Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn.
• Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp.
• Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.

Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng

• Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên.
• Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.
• Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức.

Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.

Marketing4u.vn - Sưu tầm & tổng hợp các bài viết báo - internet