Kỹ năng ủy quyền & giao việc: Những nguyên tắc thiết yếu

[Marketing4u.vn] Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực, nhưng không đạt được kết quả mong muốn. Còn tinh thần của nhân thì trở nên sa sút. Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp.

Sau đây là những bước cần tuân theo để uỷ quyền thực sự hiệu quả.

Tin tưởng vào nhân viên

Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên nhân. Phải chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ. Sau khi đã trả lời thoả đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân viên đó không.

Cụ thể và rõ ràng

Nên đưa ra những tiêu chuẩn về thời hạn và chất lượng cụ thể. Trao quyền chủ động cho nhân viên và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công việc.

Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ

Trước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự uỷ quyền đó. Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ.

Còn có những người khác có khả năng

Nhà quản trị thường có xu hướng cho rằng chỉ có mình họ mới có thể hoàn thành công việc. Đây là tâm lý rất cần được loại bỏ. Có nhiều trường hợp, cách thức của nhân viên lại tỏ ra ưu việt hơn của nhà lãnh đạo.

Hãy "quản lý", đừng"làm"

Nhiều nhà lãnh đạo thường thích tự mình thực hiện công việc. Việc này sẽ dẫn đến sự bao biện, làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại thường lại không cao. Còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động.

Uỷ quyền là một cách dạy kỹ năng

Việc uỷ quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng bạn phải biết cách uỷ quyền và biết cách xử lý các sai sót của nhân viên. Nhân viên thường tỏ ra miễn cưỡng khi nhận nhiệm vụ có nguy cơ bị phạt khi có sai sót. Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới.

Giám sát

Vấn đề nhân viên chủ động thực hiện công việc, nhưng bạn cũng cần phải kiểm soát được tiến trình công việc. Tìm ra và xử lý kịp thời những điểm khúc mắc của nhân viên.

Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên

Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục phấn đấu. Việc này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể bằng văn bản hoặc cuộc nói chuỵên trực tiếp, thậm chí có thể là một mẩu tin nhắn.

Không quản lý tuỳ hứng

Hãy liên tục uỷ quyền và theo sát việc thực hiện. Quản lý tuỳ hứng sẽ làm cho công việc trục trặc, gây ảnh hưởng không tốt đến tinh thần và thái độ của nhân viên.

Tránh uỷ quyền ngược

Rất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ trao ngược lại công việc cho ông chủ. Hãy thực hiện uỷ nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy giúp họ giải quyết vấn đề.

Linh hoạt trong uỷ quyền

Các nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các công việc thường cần phải được uỷ nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở nên có năng lực và được tin tưởng hơn, mức độ uỷ quyền có thể được nâng cao.

Ủng hộ nhân viên

Uỷ quyền rõ ràng. Cung cấp thông tin và các nguồn lực đầy đủ. Trao đổi thường xuyên. Nói rõ những mong đợi của bạn. Cho nhân viên thấy rằng họ sẽ luôn nhận được sự ủng hộ và trao đổi cần thiết.

Đúng người đúng việc

Hãy uỷ quyền cho những nhân viên gần với công việc đó nhất. Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có của họ là yếu tố quan trọng nâng cao khả năng hoàn thành công việc.

Kỹ năng ủy thác công việc

Để trở thành một nhà quản lý giỏi, để mục tiêu công việc mà bộ phận của bạn có thể hoàn thành bạn không chỉ cần một đội ngũ nhân viên giỏi hay bạn có đầy đủ những kỹ năng cá nhân. Muốn làm được điều đó bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng ủy thác công việc hiệu quả.

Phân công công việc hiệu quả có nghĩa là bạn cần biết cách ủy thác công việc cho những nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác.

Tại sao phải phân công nhiệm vụ: Dù bạn có ba đầu sáu tay, dù bạn là một cá nhân kiệt xuất cũng không bao giờ bạn có thể hoàn thành công việc của cả bộ phận chỉ với sức của mình. Bạn chỉ có thể hoàn thành được mục tiêu công việc của một nhà quản lý khi bạn biết cách phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình.

Các nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác. Việc phân công nhiệm vụ hiệu quả giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những công việc quản lý và hoạch định, tránh việc bạn trở thành “nô lệ” cho những công việc của nhân viên. Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ giúp nhân viên của bạn có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức.

Phân công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà quản lý “thành công bằng hợp sức của nhiều người khác”, "Thành công bằng sức mạnh, sự sáng tạo tập thể"

Quy trình phân công công việc: Để phân công và ủy thác công việc hiệu quả, bạn cần tuân thủ theo quy trình 7 bước bao gồm:

• Tính toán trước những tình huống có thể xảy ra khi phân công,
• Trao đổi với người có kinh nghiệm và người được phân công,
• Xác định các yêu cầu công việc,
• Phân công cả những công việc thú vị và không thú vị,
• Phân công toàn bộ công việc,
• Nêu rõ các kỳ vọng của bạn về công việc và
• Cuối cùng là hãy tin tưởng, hỗ trợ hết mình với người được giao nhiệm vụ.

Việc bạn nêu rõ mục đích, kỳ vọng của bạn về công việc cũng như sự tin tưởng và hỗ trợ của bạn với người được phân công bao nhiêu sẽ giúp bạn thành công bấy nhiêu khi ủy thác công việc.

Hướng dẫn nhân viên phát triển các kỹ năng: Không phải nhân viên nào khi được phân công nhiệm vụ đã có đầy đủ các kỹ năng để hoàn thành công việc được giao. Là nhà quản lý, ngay từ khâu dự trù các tình huống bạn đã cần phải chú ý đến điều này. Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình, bạn cần thảo luận với họ và yêu cầu họ trang bị những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Bạn cũng sẽ là người hỗ trợ và cũng chính là người kèm cặp nhân viên của mình những kỹ năng mà bạn có thế mạnh.

Đánh giá hiệu quả công việc bằng mô hình PERFORM: Phân công nhiệm vụ với mục đích quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức. Để đánh giá hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình PERFORM. Khi đánh giá công việc của một nhân viên được ủy thác, bạn cần căn cứ vào:

• F: Mục đích công việc được giao
• E: Môi trường làm việc của nhân viên
• R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không
• F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được
• O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng?
• R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với người được giao nhiệm vụ hay không?
• M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.

Một phương pháp phân công nhiệm vụ hiệu quả, các hướng dẫn phát triển và thực hiện công việc, phương pháp đánh giá phân công công việc hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý làm tốt hơn vai trò của mình. Phân công và ủy thác công việc hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý thực thụ.

Phân loại ủy thác công việc

Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn không ngừng suy tính làm sao để điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu quả nhất, trong khi vẫn luôn ấp ủ những ý tưởng cho tương lai. Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của công ty và cả những tham vọng, mơ ước riêng mình. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có một cách duy nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi người xung quanh.

Có lẽ bạn đã không ít lần lâm vào tình thế khó khăn hay bế tắc chỉ vì bạn muốn tự mình quán xuyến hết thảy công việc. Và mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn khi bạn phát triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn cũng không thể vừa đảm đương tất cả công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới đang từng bước được khởi động. Lúc này bạn sẽ cần đến một kỹ năng thực sự chứng minh bản lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ năng uỷ thác công việc – một trong những kỹ năng thiết yếu của các nhà quản lý. Uỷ thác công việc hợp lý có khả năng giúp nhà quản lý giải quyết được bài toán về tính hiệu quả của công việc hiện tại và thành công của những chiến lược mới trong tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn cho công việc và cuộc sống của mình.

Trước khi tìm hiểu về vấn đề này, bạn cần phải hiểu rõ quy trình uỷ thác diễn ra như thế nào, công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và những việc cụ thể cần làm, sau khi uỷ thác nhà quản lý phải làm những gì và làm như thế nào... Trả lời những câu hỏi trên không khó khăn chút nào, chỉ cần bạn dành đôi chút thời gian để suy nghĩ về việc uỷ thác, làm cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với nhân viên các kết quả mà bạn mong đợi, đồng thời chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được giao cũng như thoả thuận trước về các qui trình báo cáo, phản hồi, đánh giá. Trên thực tế, điều bạn cần quan tâm nhất chính là việc lựa chọn phương pháp uỷ thác hiệu quả nhất.

Nếu muốn trở thành “ông chủ” của toàn bộ những kỹ năng uỷ thác và để hoạt động uỷ thác công việc được hiệu quả nhất, bạn cần biết rõ sự khác biệt của 5 loại uỷ thác trong “Dãy quang phổ uỷ thác” (Delegation Spectrum) phổ biến nhất:

1. Uỷ thác đại sứ (Ambassadorial Delegation)

Trong tiếng Anh, từ “uỷ thác” (delegation) bắt nguồn từ thuật ngữ “đại diện” (legate), từ thứ hai mang nghĩa “đại sứ” (ambassador). Ở mức độ này, bạn chỉ cần yêu cầu ai đó đại diện cho bạn. Hình ảnh “người đại diện” lần đầu xuất hiện từ thời La Mã, khi một viên trung úy được chọn để làm người phát ngôn nhân danh vị tướng La Mã. Việc lựa chọn một ai đó đại diện cho mình sẽ đem lại nhiều lợi thế rõ rệt cho bạn và cả cho người đại diện của bạn, bởi vì anh ta sẽ có cảm giác đón nhận những công việc mới ngoài phạm vi quyền hạn của mình.

2. Uỷ thác chỉ định (Allocating Delegation)

Tăng dần theo mức độ, chúng ta đến với Uỷ thác chỉ định. Đây là thời điểm bạn bàn giao toàn bộ nhiệm vụ cho một ai đó với yêu cầu phải hoàn thành công việc như thế nào, bao giờ và ở đâu. Có một lưu ý cho các nhà quản lý cấp cao là nên uỷ thác 90% nhiệm vụ, con số này đối với các nhà quản lý bậc trung là 60% và đối với các nhà quản lý bậc thấp là 30%.

3. Uỷ thác quyền sở hữu (Ownership Delegation)

Nằm giữa “Chuỗi quang phổ Uỷ thác công việc” là Uỷ thác quyền sở hữu. Vào năm 1750, 95% dân số châu Âu là người làm ăn kinh doanh riêng lẻ hoặc vừa là nhà quản lý, vừa là chủ công ty. Con số này giảm xuống còn 50% vào năm 1990 và chỉ còn 10% vào năm 1980, nhưng vào năm 1990 lại tăng lên mức 20% và theo chiều hướng như hiện nay, tỷ lệ này sẽ đạt 50% vào giữa thế kỷ 21. Nhìn vào các chỉ số trên, chúng ta thấy việc con người sở hữu công việc của riêng mình đang trở nên tự nhiên hơn, vì vậy, việc bạn trao lại trách nhiệm và quyền sở hữu cho mọi người trong các công việc của họ là điều hoàn toàn hợp lẽ. Khi bạn làm điều đó, bạn cũng đang trao trả lại cho họ niềm kiêu hãnh, lòng tin và cảm giác được tôn trọng, từ đó hiệu suất công việc trong toàn bộ công ty sẽ được nâng cao hơn.

4. Uỷ thác phát triển (Developmental Delegation)

Hiện nay, Uỷ thác phát triển đang và sẽ trở thành lựa chọn quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động uỷ thác. Đó là việc uỷ thác những mục tiêu dài hạn với đích đến xa hơn là giúp bạn phát triển thành công một nguồn lực vô giá của mình: đội ngũ nhân viên của bạn. Hình thức ủy thác này có thể trở thành một bộ phận của các quy trình, kế hoạch chính thức và được thực hiện như một phần của các công việc thường ngày của nhà quản lý. Nếu hiệu quả của hình thức này được khai thác và phát triển hợp lý, thì uỷ thác phát triển sẽ trở nên có giá trị nhất trong số các hình thức uỷ thác, đồng thời đóng góp rất lớn vào tất cả các hoạt động quản lý trong công ty.

5. Uỷ thác quản lý (Stewardship Delegation)

Uỷ thác quản lý nhằm mục đích giữ mối quan hệ lâu bền giữa các cấp điều hành và thừa hành, khi nó liên quan đến việc chuyển cho ai đó trách nhiệm theo dõi và thực hiện một nhiệm vụ nhất định trong khoảng một thời gian nhất định. Đây chính là hình thức ủy thác mà những vị vua cổ xưa đã áp dụng đối với tể tướng của mình, là những gì mà vị tể tướng này thực hiện đối với người đứng đầu các tổ chức, cục, ban trực thuộc và cứ tiếp tục như thế trong chuỗi quản lý. Câu chuyện về Joseph và Pharaoh trong cuốn sách nổi tiếng Genesis (Chúa sáng tạo ra thế giới) đã miêu tả chân thực về mối quan hệ quản lý uỷ thác, trong đó Pharaoh đã nói rất rõ ràng rằng Joseph hoàn toàn có thể phản bác lại ông, bởi vì: “Chỉ có duy nhất trên ngai vàng, tôi (Pharaoh) mới có vị thế hơn anh”.

Có thể nói, uỷ thác công việc là mấu chốt, là trái tim của hoạt động quản lý. Ở một chừng mực nào đó, nó chính là quản lý. Khi bạn lựa chọn đúng người, đúng nhiệm vụ và sử dụng đúng phương cách uỷ thác, thì thành công gần như đã ở trong tầm tay bạn rồi.

Nguyên tắc giao việc

Với nhà quản lý, công việc khó khăn nhất có lẽ là giao việc cho nhân viên sao cho hiệu quả và hợp lý. Một nhà lãnh đạo tài ba, sáng tạo là người biết cách giao việc. Họ biết rõ nên giao việc gì, giao việc như thế nào và hướng dẫn nhân viên làm công việc được giao một cách hiệu quả.

Vì vậy, họ có thể dành nhiều thời gian để nghiên cứu, làm việc và học hỏi những điều mới. Muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, trước hết, bạn phải làm tốt được việc giao phó này. dưới đây là một số bí quyết giúp bạn giao việc hiệu quả:

Không cầu toàn

Nhân viên là con người và không ai là hoàn hảo hết. Do vậy, bạn cũng nên lường trước mọi trường hợp khi giao việc cho nhân viên. Bạn cần phải có niềm tin rằng nhân viên sẽ làm tốt công việc bạn giao. Có như vậy, bạn mới cảm thấy dễ dàng khi giao việc. Tư tưởng cầu toàn của bạn sẽ cản trở công việc của bạn và cả nhóm.

Xác định việc gì là quan trọng nhất

Để xác định bạn nên giao việc gì cho nhân viên, bạn cần phải biết được rằng công việc nào là quan trọng nhất đối với công việc của cả nhóm. Bởi vì nếu giao những công việc quan trọng cho nhân viên, bạn nên xem xét kỹ lưỡng mọi khía cạnh, năng lực và tính cách của từng nhân viên để quyết định xem ai là người phù hợp cho công việc. Có như vậy, công việc của cả nhóm mới hiệu quả và nhanh chóng. Khi bạn hiểu rõ công việc bạn cần giao và giao cho nhân viên nào thì giao việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Tập trung vào giúp nhân viên phát triển, tiến bộ

Một người quản lý tài ba và có tầm nhìn là người luôn quan tâm đến sự phát triển và tiến bộ của nhân viên. Nhân viên có nhiều tiến bộ và làm việc tốt sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy yên tâm và có niềm tin khi giao việc cho anh/ cô ấy.

Hãy tìm ra những thế mạnh và yếu điểm của nhân viên. Giúp nhân viên phát triển những thế mạnh của bản thân và khắc phục những yếu điểm. Với sự nhiệt tình và quan tâm của bạn, nhân viên sẽ tôn trọng và hăng hái làm tốt công việc được giao.

Không nên chỉ dành việc dễ dàng cho mình

Nếu bạn nghĩ rằng từ nay trở đi bạn sẽ không phải làm những công việc khó, mất nhiều thời gian nữa mà chỉ làm công việc nhẹ nhàng và sẽ giao tất cả những công việc đó cho nhân viên. Vậy thì bạn quả là một sếp tồi. Bởi vì, trách nhiệm của bạn là giúp đỡ nhân viên tiến bộ. Giao việc cho nhân viên không phải là thách đố họ mà bạn phải biết kết hợp giữa giao việc và giúp đỡ nhân viên hoàn thành tốt công việc.

Không nên cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt được việc này

Nhiều quản lý không giao việc được cho nhân viên bởi vì họ luôn cho rằng chỉ có họ mới làm tốt được công việc đó. Nguyên nhân khác cũng có thể là do bạn luôn phức tạp hoá mọi vấn đề. Hãy từ bỏ ngay suy nghĩ đó nếu bạn muốn mọi công việc được giải quyết nhanh chóng và dễ dàng. Không phải công việc nào cũng khó khăn như bạn nghĩ, hãy nghĩ mọi chuyện thật đơn giản và bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi giao việc cho nhân viên.

Giải pháp dành cho bạn trong tình huống này: Hãy chia sẻ những kiến thức và hiểu biết của bạn với nhân viên để họ cảm thấy dễ dàng khi được giao việc.

Nghỉ ngơi một thời gian

Nếu bạn thực sự vẫn gặp rắc rối khi giao việc cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời gian trong khoảng 2 tuần. Khi bạn quay trở lại với công việc, có thể bạn sẽ tìm thấy được nhân viên thực sự làm tốt và phù hợp với công việc mà bạn đang gặp khó khăn trong việc giao phó. Tiếp đó, hãy giao toàn bộ công việc cho nhân viên này. Nếu sau thời gian nghỉ ngơi đó, bạn vẫn không thể tìm được nhân viên phù hợp để giao việc, điều này có nghĩa là bạn không nên giao việc, mà hãy dành thời gian để giúp nhân viên tìm hiểu và học hỏi về công việc đó.

Nguyên tắc giao quyền

Nhiều người thắc mắc là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị mà vẫn phải “đầu tắt mặt tối” trong khi không ít người còn đang phải ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, các chuyên gia khuyên, mỗi người nên quản lý quỹ thời gian của mình một cách hợp lý.

Thông thường mỗi ngày, người quản lý thường dành thời gian cho ba loại công việc: công việc do cấp trên trực tiếp chỉ đạo phải làm; công việc của hệ thống, trong đó, các phòng ban, đội hay tổ phải phối hợp nhau để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướng thực hiện.

William Oncken, Jr. Và Donald L. Wass trong bài viết "Ai nhận con khỉ?" đã ví công việc giữa các cấp quản lý trong tổ chức giống như con khỉ chuyền cây. Chẳng hạn, trong một công ty, nếu không có những biện pháp ngăn chặn, ''con khỉ'' sẽ chuyền từ các cấp quản lý sang bản thân giám đốc. Để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng thời gian dành cho mình, ông đưa ra các nguyên tắc sau.

Nguyên tắc l: Bắn chết hay cho ăn. Theo nguyên tắc này, nếu cấp dưới đùn đẩy công việc lên cấp trên, lãnh đạo hãy quyết định hoặc là yêu cầu cấp dưới phải tự giải quyết (bắn chết) hoặc giúp đỡ họ giải quyết vấn đề (cho ăn).

Nguyên tắc 2: Nếu quyết định giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấp dưới, cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó.

Nguyên tắc 3: Khi nhận giải quyết vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn, không tiện đâu làm đó.

Nguyên tắc 4: Hãy giải quyết vấn đề với cấp dưới bằng tiếp xúc trực tiếp hay qua điện thoại, tránh viết văn bản.

Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải quyết với năm cấp độ trao quyền dưới đây và ấn định thời gian dành cho lần sau.

• Cấp l: hãy đợi đến khi yêu cầu mới được làm.
• Cấp 2: xin chỉ đạo trước khi làm.
• Cấp 3: đề xuất ý kiến và chứng tỏ bằng kết quả công việc.
• Cấp 4: hãy tiến hành công việc nhưng phải thông báo ngay sau mỗi lần triển khai.
• Cấp 5: hãy tự làm và báo cáo đều đặn theo định kỳ.

Phân loại công việc ở trong tổ chức thành năm nhóm như trên, chủ doanh nghiệp sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian bằng cách trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc (từ cấp độ 3 đến 5). Không những thế, nhân viên cấp dưới cũng được chủ động trong giải quyết công việc.

Ở nhiều doanh nghiệp trong nước, các giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát có nhiều thời gian để dành cho bản thân và gia đình, nhưng phần lớn cho rằng quá khó hay quá rủi ro khi trao quyền cho cấp dưới.

Mặt khác, khi trao quyền vẫn còn câu hỏi về khả năng giải quyết công việc và sự sẵn sàng nhận trách nhiệm của cấp dưới. Không ít doanh nghiệp đổ vỡ vì giám đốc trao quyền cho cấp dưới để rồi mất luôn cả quyền kiểm soát công ty, vì cấp dưới làm bậy. Một số doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xuất nhập khẩu còn có tình trạng giám đốc không giỏi chuyên môn, ngoại ngữ nên quyền điều hành thực tế nằm trong tay trưởng phòng hay phó giám đốc.

Để có sự thảnh thơi cho bản thân, người quản lý cần dành thời gian để phát triển nhân viên và có chính sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng. Stephen R. Covey, giám đốc một công ty chuyên huấn luyện lãnh đạo cho các doanh nghiệp trên thế giới phát hiện rằng, bản thân trưởng các đơn vị nếu thiếu chuyên môn nhưng biết tôn trọng các nguyên tắc đối xử trong cuộc sống và có hành vi lương thiện cũng có thể thành công trong việc trao quyền.

Ngoài ra, theo Covey, trưởng các đơn vị nên chia công việc hằng ngày theo mức độ khẩn trương, quan trọng và cố gắng tạo thói quen dành nhiều thời gian cho những loại công việc này.

Marketing4u - Sưu tầm & tổng hợp từ nhiều nguồn từ bài viết và internet