Kỹ năng thuyết trình: Làm thế nào để thuyết trình hiệu quả?

[Marketing4u.vn] Thuyết trình, hay nói trước đám đông có thể là ám ảnh hay ác mộng của bạn. Nhưng nếu là một con người cầu tiến, muốn thành đạt, việc truyền tải ngôn ngữ trước nhiều người là cơ hội để bạn thể hiện sự tự tin và bản lĩnh của mình.

Kỹ năng thuyết trình vốn luôn được đưa vào quá trình giảng dạy cho học sinh từ cấp 1 thông qua hình thức giơ tay phát biểu. Lớn lên một chút, thầy cô tổ chức một số buổi kể chuyện hay thuyết trình văn học. Tất cả đều có một điểm chung, chưa hướng dẫn được cho học sinh, sinh viên những cách, những phương pháp cụ thể để truyền tải được điều mình nói vào đầu người nghe, nếu có thì chỉ là đến tai người nghe mà thôi. Hầu hết học sinh, sinh viên ở các trường học Việt khi thuyết trình đều học thuộc lòng và đọc như trả bài trước lớp. Tất cả đều chưa có được khả năng nói chuyện, trình bày chính kiến của mình để mọi người có thể nghe, đánh giá và suy nghĩ.

Để thuyết trình hiệu quả, chúng ta cần biết: Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: HIỂU, TẠO DỰNG QUAN HỆ, và THỰC HIỆN.

Xây dựng một bài thuyết trình gồm 3 bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực hiện.

* Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn người nghe thực hiện.

* Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…

* Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng.

Về cấu trúc, nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba là dễ nhớ.

Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:

Không làm mất thời gian của người nghe
Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây
Cấu trúc tốt bài thuyết trình
Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn
Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn
Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

Để các bạn có được một bài thuyết trình thành công và xa hơn, là một phong cách thuyết trình riêng, cuốn hút và hiệu quả. Chuyên đề này giúp các bạn định hình cơ bản những yếu tố cần chú ý khi thuyết trình, những điểm cần theo sát người nghe khi nói. Bạn cũng có thể quan sát và học từ những diễn giả nổi tiếng, để rút ra rằng, thông điệp sẽ chẳng hề có ý nghĩa nếu chẳng ai hiểu được hoặc chẳng ai muốn nghe. Vì vậy, bạn không cần là chuyên gia giỏi nhất trong lĩnh vực bạn đang muốn nói đến, nhưng hãy trình bày thuyết phục và tự tin vì người ta muốn nghe thông điệp hay nhất chứ không phải nghe người giỏi nhất.

Kỹ năng thuyết trình hiệu quả

Các kỹ năng trình bày tốt là điều cần thiết để trở thành một người thuyết trình thành công. Nếu một ai đó khi sinh ra không có các kỹ năng này, họ có thể yêu cầu được dạy và đào tạo. Để biết được các kỹ năng cho một bài thuyết trình, mời các bạn đọc dưới đây.

Tạo ra một bài thuyết trình là một nghệ thuật. Thậm chí hầu hết những người thành đạt đều phải trải qua sự sợ hãi trong quá trình thuyết trình. Họ không biết cách thực hiện một buổi thuyết trình một cách chuyên nghiệp như thế nào cả. Để tránh được sự sợ hãi này, họ cần phải có các kỹ năng thuyết trình. Bạn có thể có được các kỹ năng này thông qua đào tạo và trở thành những người thuyết trình thành công nhất.

Đó là khả năng của những người thuyết trình trong quá trình truyền đạt thông tin một cách hấp dẫn và cách dẫn dắt nội dung thông tin nhằm thu hút nhiều người nghe hơn và trình bày thông tin đấy trong một khoảng thời gian dài. Người thuyết trình chuyên nghiệp sử dụng các kỹ năng thuyết trình để trình bày các thông tin phức tạp một cách kỹ lưỡng trong một khoảng thời gian ngắn và cách trình bày chính xác.

Nếu bạn quá bận rộn để không thể theo đuổi một khóa đào tạo, bạn có thể theo các gợi ý sau cho các bài trình bày tới đây của các bạn:

Chuẩn bị nội dung trình bày đồng thời đặt mình dưới góc độ người nghe.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và xúc tích.
Giọng trình bày của bạn cần phải đủ truyền đạt tới toàn bộ người nghe.
Ngôn ngữ cơ thể của bạn sẽ làm cho ban trở nên tự tin hơn và
Thể hiện bạn có kiến thức về nội dung trình bày.
Bạn nên biết cách để dẫn dắt mọi người.
Mô tả tỷ mỉ nội dung bằng các ví dụ, nếu cần thiết.
Bạn nên ăn mặc theo cách ăn mặc phù hợp với công ty/tổ chức của bạn. Bạn nên mặc trang trọng, tránh ăn mặc quá bình thường
Luôn luôn luyện tập bài trình bày của bạn một vài ngày trước đấy
Sử dụng các hỗ trợ nghe nhìn để bổ sung cho các thông tin của bạn.
Hỗ trợ về hình ảnh sẽ giúp các bạn thuyết phục được người nghe.
Trình bày bằng Powerpoint sử dụng text, đồ họa và các biểu đồ dạnh bánh, đồ họa để tạo các thông tin tổng hợp đơn giản. Bằng cách sử dụng các phương pháp này bạn có thể tăng được sự quan tâm của người nghe lên tới gấp 5 lần.
Nếu bạn sử dụng công cụ Powerpoint, đừng quên giữ bản in.
Điều chỉnh giọng thích hợp là công cụ trình bày hiệu quả nhất.
Sử dụng sự khác nhau, các phông chữ và màu bắt mắt.
Người trình bày nên tìm hiểu căn phòng nơi người đấy sẽ trình bày ở đó.
Nhìn người nghe để khuyến khích họ.

Để thuyết phục người nghe, bạn cần phát triển các kỹ năng trên. Các kỹ năng này được dạy một cách chi tiết trong các khóa đào tạo kỹ năng thuyết trình tổ chức tại các trường, các viện. Bạn có thể sử dụng phương pháp đào tạo tại lớp hoặc trực tuyến. Họ sẽ đào tạo cho bạn nhiều khía cạnh khác nhau để có một bài thuyết trình thành công.

Nếu bạn muốn tạo một buổi thuyết trình buồn tẻ thành lý thú thì hãy luôn nhớ các kỹ năng trình bày này. Phần thưởng cho nó sẽ là rất nhiều và bạn sẽ trở thành một người thuyết trình thành công.

Làm thế nào để có kỹ năng thuyết trình tốt

Để có kỹ năng thuyết trình tốt. Thuyết trình bằng giáo án điện tử là một trong những cách “trực quan sinh động” làm tăng hiệu quả học tập.

Môi trường làm việc nghiêm túc, năng động đầy đủ phương tiện đã tạo cơ hội cho sinh viên chúng tôi phát huy kỹ năng thuyết trình ở mức tốt nhất. Nếu các bạn cũng áp dụng những kinh nghiệm dưới đây, thì chất lượng học tập/làm việc sẽ được nâng lên đáng kể.

Qua rồi cái thời chỉ biết thụ động đọc – chép. Phương tiện giảng dạy hiện đại luôn có sẵn, nội dung bài học luôn đòi hỏi các bạn phải tích cực tìm kiếm tài liệu để nghiên cứu thêm, hoặc ứng dụng thực tiễn. Do vậy, thuyết trình bằng giáo án điện tử là một trong những cách “trực quan sinh động” nhằm làm tăng hiệu quả học tập/làm việc.

Sau đây là một số kỹ năng thuyết trình bằng giáo án điện tử mà các bạn thường ít chú ý và hay mắc sai sót. Để đạt được hiệu quả tuyệt đối, các bạn nên:

Đoàn kết và có trách nhiệm

Các bạn thường có thói quen làm việc lẻ tẻ, dù có chia nhóm thì đa phần nhóm trưởng đảm trách rất nhiều công việc, thậm chí còn “ôm sô toàn bộ”. Vì vậy, chỉ có nhóm trưởng đạt điểm cao, các thành viên khác chỉ việc “hưởng thụ”, không đóng góp chút công sức nào.

Vì thế, bạn không thể làm việc kiểu đó. Một nhóm thuyết trình có thể tận 30 người nhưng họ vẫn làm việc hoàn toàn nghiêm túc, từ nhóm trưởng đến các thành viên, ai cũng có trách nhiệm như nhau. Cả nhóm luôn phải thường xuyên hội ý, bàn giao công việc cho từng người và mọi thứ đều trao đổi qua email. Mọi người luôn phải nộp tài liệu đúng thời hạn. Không ai bảo ai, nhưng họ đều có ý thức tốt, có tinh thần đồng đội, hết mình vì giáo án điện tử của mình. Khi tác phẩm được hoàn thành, mọi người cùng hội ý, bàn lại để chỉnh sửa.

Phân công “lao động”

Như đã nói, từng thành viên trong nhóm đều có việc phải làm. Bạn có thể chia ra và phân công cho mỗi người một trong những việc sau: tìm tư liệu ở một phần nào đó, tìm hình ảnh minh họa, tổng hợp và phân tích tư liệu, thiết kế nội dung trong Power Point, chỉnh sửa và trang trí, nghiên cứu kĩ để đứng trước nhóm thuyết trình, ứng phó với những câu hỏi hóc búa từ các nhóm khác.

Sự bình đẳng

Khi thuyết trình trước nhóm, nếu làm việc nhóm, các bạn nên để từng người trong nhóm thay phiên thuyết trình, như thế sẽ tạo hiệu quả cao, tránh gây nhàm chán và bạn nào trong nhóm cũng hiểu bài, cũng phải tìm tòi để truyền tải nội dung đến với các bạn nhóm khác. Hơn nữa, tránh thể hiện cái tôi cá nhân và luôn phải làm việc theo nhóm, không nên hành động lẻ tẻ, dễ dẫn đến những sai sót (ví dụ, trong lớp tôi có một bạn tự đứng trước lớp chê chính bài thuyết trình của nhóm mình, điều đó thể hiện sự mất đoàn kết nội bộ).

Tích cực và tự tin

Các bạn hãy suy nghĩ thoải mái, dễ chịu để tự tin và không sợ mất lòng người khác. Có những buổi thuyết trình xảy ra rất căng thẳng vì các nhóm luôn đặt vấn đề hỏi ngược lại nhau nhằm gây khó dễ cho nhau, hệt như một cuộc “đại chiến” thực thụ, nhưng nhờ sự khó khăn đó mà mọi người hiểu bài sâu hơn, nhận ra nhiều khuyết điểm từ đề tài của nhóm mình hơn, và rút kinh nghiệm cho lần sau. Nhờ vậy, bài thuyết trình sau luôn chất lượng hơn bài thuyết trình trước và mọi người luôn tìm hiểu chuyên sâu trước khi thuyết trình vì sợ bị hỏi khó. Dù trong nhóm, mọi người “đàn áp” nhau như thế, nhưng khi hoàn thành xong hãy vẫn vui vẻ thoải mái như thường. Các bạn nên chú ý kĩ điều này

Rút kinh nghiệm sau mỗi bài

Tự học là chính nên luôn có trách nhiệm với những “đứa con tinh thần” của mình. Sau những buổi thuyết trình cực kì căng thẳng, nên hội ý lại và cùng phân tích những điểm yếu từ bài thuyết trình cũng như một vài thiếu sót của từng cá nhân, để ở buổi thuyết trình sau làm việc tốt hơn. Các bạn thường viện lí do “không có thời gian” nên hiếm khi có hoạt động này. Hơn nữa, tinh thần tự giác của các bạn chưa cao. Các bạn còn thói quen “đùn đẩy trách nhiệm” và coi trọng điểm số, nếu có điểm thì làm tốt, không thì chẳng làm. Tinh thần đồng đội cũng chưa cao, nhóm không ổn định, nên việc quản lý thành viên và phân công nhiệm vụ cũng phức tạp.

Thuyết trình trước đám đông

Đứng trước đám đông, để thành công, bạn phải là người làm chủ mọi tình huống...

Đến sớm kiểm tra địa điểm để chắc chắn chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh…đều có lợi cho bạn. Đồng thời có thể làm quen với khán giả. Chào một vài người khi họ đến. Nói chuyện với một nhóm bạn chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ.

Nhận biết đòi hỏi của thính giả và đáp ứng chính xác những nhu cầu ấy trong nội dung buổi nói chuyện. Nắm vững thông tin BẠN SẼ TRÌNH BÀY. Sắp xếp những gì bạn phải nói trong một trình tự HỢP LÝ. Hãy LÀM bài THUYẾT TRÌNH lôi cuốn ĐỂ ĐÁNG VỚI thời gian và sự chú ý của khán giả. TẬP bài thuyết trình ở nhà hoặc bất cứ nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái, trước gương, gia đình MÌNH, bạn bè hay đồng nghiệp. Sử dụng một máy ghi âm và lắng nghe CHÍNH MÌNH. Ngoài ra có thể quay phim phần trình bày và phân tích kỹ lưỡng để thấy được điểm mạnh điểm yếu của bản thân . Cố gắng phát huy ưu điểm trong suốt thời gian trình bày.

Khi nói chuyện trước đám đông, bạn như một diễn viên đang diễn trên sân khấu vậy. Bạn được nhìn nhận như nào là rất quan trọng. Hãy ăn mặc phù hợp với dịp đó. Trông phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện, tự tin nhưng không tự kiêu. Giữ bình tĩnh. Cố tỏ vẻ thoải mái dù bạn có căng thẳng đến mấy. Nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày. Thiết lập mối liên hệ với thính giả. Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy. Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết. Nếu dùng mic, hãy điều chỉnh mic và giọng nói cho phù hợp.

Ngôn ngữ cơ thể rất quan trọng. Thính giả thích bạn đứng, đi lại hay di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước. Hãy sử dụng những thiết bị hỗ trợ âm thanh-hình ảnh hay đạo cụ nếu cần thiết. Nắm chắc cách sử dụng những phần mềm thuyết trình như Power Point. Đừng làm thính giả lóa mắt bằng cách dùng quá nhiều hình ảnh động, đọa âm thanh hay màu sắc loè loẹt không phù hợp với chủ đề.

Nói một cách thuyết phục, chính bạn thực sự tin vào những gì bạn đang nói. Nội dung bạn đưa ra cũng nên có những phần giống như trong một tài liệu nghiên cứu, cụ thể là trình tự logic từ Mở bài (đưa ra luận điểm) đến Thân bài (luận điểm chặt chẽ, thông tin chính xác và mới nhất) tới Kết luận ( nêu lại luận điểm, tóm tắt và kết luận hợp lý).

Không nên nhìn giấy quá lâu, nhưng thỉnh thoàng liếc qua thì chấp nhận được. Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin. Không được lí nhí. Nếu bạn mắc lỗi, sửa, và tiếp tục. Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi rườm rà.

Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả một cách thân mật. Sử dụng phương pháp 3 giây, ví dụ: nhìn thẳng vào mắt một vị thính giả trong vòng 3 giây. Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông, và thình thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói. Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực sự tham gia vào vấn đề

Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng của họ, điều chỉnh và thích nghi. Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu, hãy tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này. Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi nói chuyện thành công. Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua. Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất.

Tạm dừng. Để chính bạn và thính giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm. Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn có cảm giác hết hơi mệt lử.

Thêm chất hài hước vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực. Giữ sự quan tâm của khán giả trong suốt bài thuyết trình. Hãy nhớ rằng, cho dù được thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, một bài diễn văn thú vị làm thời gian trôi vùn vụt, nhưng nếu nó tẻ nhạt thì quả là một cực hình đối với người nghe.

Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết. Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn tập dượt ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có một sự khác biệt giữa những từ trong văn nói và những từ trang trọng trong văn viết. Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Cảm ơn họ và ngồi xuống.

Marketing4u - Sưu tầm & biên tập từ các bài viết & internet